Oświadczenie o powierzeniu pracy a zezwolenie na pracę – czym się różnią

Zatrudnianie cudzoziemców w Polsce wymaga każdorazowo sprawdzenia, jaka podstawa prawna pozwala danej osobie wykonywać pracę legalnie. W praktyce najczęściej pojawiają się dwa pojęcia: oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi oraz zezwolenie na pracę.

Choć oba rozwiązania służą legalizacji pracy, nie są tym samym. Różnią się zakresem zastosowania, organem prowadzącym sprawę, długością procedury i grupą cudzoziemców, których mogą dotyczyć.

Od 1 czerwca 2025 r. obie instytucje reguluje nowa ustawa z dnia 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej (Dz.U. z 2025 r. poz. 621), która zastąpiła w tym zakresie dotychczasową ustawę o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy. Nowe przepisy wprowadziły m.in. pełną elektronizację procedur i zniosły część dotychczasowych wymogów – co opisano niżej.

Na czym polega oświadczenie o powierzeniu pracy

Oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi to uproszczona procedura, która pozwala legalnie powierzyć pracę tylko obywatelom wybranych państw, wskazanych w przepisach i objaśnieniach urzędowych. Obecnie chodzi o obywateli Armenii, Białorusi, Gruzji, Mołdawii i Ukrainy.

Oświadczenie składa polski podmiot powierzający pracę – wyłącznie elektronicznie, za pośrednictwem systemu praca.gov.pl – a wpisu do ewidencji oświadczeń dokonuje starosta (za pośrednictwem powiatowego urzędu pracy). Możliwość legalnego wykonywania pracy powstaje dopiero po wpisie oświadczenia do ewidencji i przy jednoczesnym posiadaniu przez cudzoziemca odpowiedniego tytułu pobytowego. Sam wpis oświadczenia nie zastępuje legalnego pobytu.

Zgodnie z przepisami oświadczenie może zostać wpisane do ewidencji na okres nieprzekraczający 24 miesięcy. To maksymalny limit tej procedury, ale nie oznacza, że w każdej sprawie wpis będzie obejmował pełne 24 miesiące ani że każda sytuacja pozwala korzystać z tego rozwiązania bez dalszej analizy.

Dodatkowe warunki, które trzeba spełnić łącznie:

• praca musi rozpocząć się nie później niż 6 miesięcy od dnia złożenia oświadczenia,
• wynagrodzenie cudzoziemca nie może być niższe od wynagrodzenia pracowników wykonujących pracę porównywalnego rodzaju lub na porównywalnym stanowisku,
• procedura nie obejmuje pełnienia funkcji w zarządzie osoby prawnej, działania jako prokurent ani prowadzenia spraw spółki komandytowej lub komandytowo-akcyjnej jako komplementariusz,
• praca nie może dotyczyć działalności sezonowej (dla niej przewidziano odrębne zezwolenie na pracę sezonową).

Niespełnienie któregokolwiek z tych warunków skutkuje pozostawieniem oświadczenia bez rozpoznania.
Opłata za złożenie oświadczenia wynosi obecnie 400 zł (stawka podniesiona z 100 zł od grudnia 2025 r.).

Czym jest zezwolenie na pracę

Zezwolenie na pracę to klasyczna forma legalizacji pracy cudzoziemca, stosowana wtedy, gdy nie ma podstaw do skorzystania z procedury oświadczeniowej albo gdy sytuacja wymaga innego trybu. Co do zasady zezwolenie wydaje wojewoda właściwy dla siedziby podmiotu powierzającego pracę.

W odróżnieniu od oświadczenia, zezwolenie na pracę nie jest ograniczone do obywateli pięciu państw objętych uproszczoną procedurą. Jest więc instrumentem szerszym, ale zwykle bardziej sformalizowanym i czasochłonnym.

Ważna zmiana od 1 czerwca 2025 r.: nowa ustawa zniosła wymóg tzw. testu rynku pracy, czyli obowiązku uzyskania informacji starosty o braku możliwości zaspokojenia potrzeb kadrowych pracodawcy na lokalnym rynku. Wcześniej był to dodatkowy element wydłużający procedurę w niektórych przypadkach – obecnie nie jest już wymagany. Ustawa przewiduje jednak mechanizm zastępczy: starosta może, na uzasadniony wniosek dyrektora powiatowego urzędu pracy, ustalić listę zawodów, w których zezwoleń na pracę nie będzie się wydawać ze względu na wyraźne pogorszenie lokalnego rynku pracy.

Procedura uzyskania zezwolenia bywa mimo to dłuższa niż procedura oświadczeniowa (wpis oświadczenia następuje zwykle w 7 dni roboczych, podczas gdy rozpatrzenie wniosku o zezwolenie trwa dłużej i kończy się decyzją administracyjną).

Najważniejsze różnice

Dlaczego te różnice mają znaczenie w praktyce

Różnica między oświadczeniem a zezwoleniem wpływa nie tylko na czas rozpoczęcia pracy, ale też na planowanie zatrudnienia, rotację personelu i ciągłość obsad. Przy współpracy z agencją pracy tymczasowej znaczenie ma również to, czy wybrana podstawa odpowiada rzeczywistemu okresowi i modelowi wykonywania pracy.

Błędne założenie, że oświadczenie i zezwolenie działają tak samo, może prowadzić do problemów organizacyjnych, a w skrajnych przypadkach także do ryzyk związanych z nielegalnym powierzeniem pracy cudzoziemcowi – co od 1 czerwca 2025 r. wiąże się z podwyższonymi sankcjami (grzywna od 3000 zł do 50 000 zł, a w przypadkach działania z premedytacją – od 6000 zł do 50 000 zł, naliczana proporcjonalnie do liczby zatrudnionych cudzoziemców). Dlatego warto rozumieć samą różnicę pojęciową, nawet jeśli całą procedurę prowadzi agencja.

Czy zawsze potrzebne jest jedno z tych dwóch rozwiązań

Nie. Oświadczenie i zezwolenie na pracę to dwa częste instrumenty legalizacji pracy, ale nie jedyne. W niektórych przypadkach cudzoziemiec może wykonywać pracę na innej podstawie, wynikającej z przepisów pobytowych lub ze zwolnienia z obowiązku posiadania zezwolenia na pracę (np. obywatele UE/EOG i Szwajcarii, a także obywatele Wielkiej Brytanii objęci umową o wystąpieniu z UE, nie podlegają tym przepisom w ogóle).

To ważne, bo w praktyce nie każdą sprawę da się sprowadzić do prostego wyboru: „oświadczenie albo zezwolenie”. Każdorazowo trzeba sprawdzić obywatelstwo cudzoziemca, jego status pobytowy oraz warunki, na jakich ma być wykonywana praca.

Co warto zapamiętać

Oświadczenie o powierzeniu pracy i zezwolenie na pracę nie są pojęciami zamiennymi. Oświadczenie jest procedurą uproszczoną, ograniczoną do obywateli pięciu wskazanych państw i do maksymalnie 24 miesięcy wpisu do ewidencji, natomiast zezwolenie na pracę ma szersze zastosowanie, ale jest bardziej sformalizowane – choć od 1 czerwca 2025 r. samo też zostało częściowo odformalizowane przez zniesienie testu rynku pracy.

Przy współpracy z agencją pracy tymczasowej znaczenie ma nie tylko samo skierowanie pracownika do pracy, ale też to, aby podstawa legalizacji pracy była prawidłowo dobrana do konkretnej sytuacji i zgodna z aktualnym stanem prawnym. Właśnie dlatego temat oświadczenia i zezwolenia warto traktować nie jako formalność, ale jako element bezpiecznego planowania zatrudnienia.

Stan prawny: lipiec 2026 r., na podstawie ustawy z dnia 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej (Dz.U. z 2025 r. poz. 621).