Pozorny outsourcing pracowniczy – kiedy “dostarczanie ludzi” zostaje uznane za nielegalną pracę tymczasową

Najważniejsze informacje w skrócie

• Outsourcing pracowniczy, w odróżnieniu od pracy tymczasowej, nie jest nazwaną konstrukcją ustawową – to umowa oparta na ogólnej swobodzie umów, dlatego sąd lub organ kontrolny musi badać, jaka relacja faktycznie powstała, niezależnie od nazwy w umowie.
• Jeśli podmiot nazwany “outsourcerem” tylko dostarcza ludzi, a nie przejmuje faktycznie zadań i majątku potrzebnego do ich wykonania, ryzykuje uznanie usługi za pozorny outsourcing pracowniczy.
• Zgodnie z przepisami obowiązującymi od 1 czerwca 2025 r., dostarczanie pracowników firmie jest legalne wyłącznie za pośrednictwem zarejestrowanej agencji zatrudnienia (wpis do KRAZ) – outsourcing bez takiego wpisu jest z definicji niedozwolony.
• Jeśli sąd lub ZUS ustali, że doszło do pozornego outsourcingu, podmiot korzystający z pracowników (insourcer) staje się zobowiązany do rozliczenia ZUS i podatku dochodowego za cały okres pozorności – bo to on, nie outsourcer, był rzeczywistym pracodawcą.
• Konsekwencje obejmują też utratę prawa do odliczenia VAT z faktur dokumentujących rzekome usługi outsourcingu oraz, w przypadkach umyślnego działania, odpowiedzialność karno-skarbową osób decyzyjnych.
• Główne kryterium rozstrzygające to faktyczne podporządkowanie: kto wydaje polecenia, organizuje czas pracy i kontroluje jej wykonanie – nie to, co napisano w umowie.

Czym różni się outsourcing od pracy tymczasowej

Outsourcing pracowniczy bywa przedstawiany jako prostsza, mniej sformalizowana alternatywa dla pracy tymczasowej. To wrażenie jest złudne i prawnie ryzykowne. Praca tymczasowa jest zamkniętą, nazwaną konstrukcją ustawową – agencja musi mieć wpis do rejestru agencji zatrudnienia, zawrzeć odpowiednie umowy, przestrzegać limitów czasowych i katalogu prac zakazanych. Outsourcing pracowniczy nie ma takiego ustawowego rusztowania – opiera się na ogólnej umowie o świadczenie usług, konstruowanej na zasadzie swobody umów.

To właśnie ten brak ustawowego rusztowania jest źródłem ryzyka. Skoro nazwa umowy (“outsourcing”, “umowa o świadczenie usług”, “umowa o dzieło z personelem”) nie jest sama w sobie rozstrzygająca, organy kontrolne i sądy muszą zbadać, co faktycznie się wydarzyło między stronami – a to, co faktycznie się wydarzyło, może okazać się dokładnie tym, czym jest praca tymczasowa, tylko świadczona bez wymaganego wpisu do KRAZ i bez zachowania jej wymogów ustawowych. Więcej na temat różnić między outsourcingiem, a pracą tymczasową napisaliśmy w artykule: Outsourcing, a praca tymczasowa – różnice prawne, ryzyka i jak wybrać właściwy model

Kluczowy wniosek: prawidłowy outsourcing to przekazanie zewnętrznemu podmiotowi odpowiedzialności za wynik usługi, realizowanej jego własnymi zasobami i pod jego własnym kierownictwem. Jeśli w praktyce dostarczane są tylko osoby, a kontrolę nad ich pracą i organizacją dnia roboczego sprawuje podmiot zlecający – to nie jest outsourcing, niezależnie od tego, jak nazywa się umowa.

Jak prawo definiuje “pozorny outsourcing pracowniczy”

Sąd Apelacyjny w Katowicach w wyroku z 10 stycznia 2019 r. (sygn. III AUa 1162/18) wskazał kluczowe kryterium: przejęcie przez nowy podmiot samych pracowników, bez przejęcia zadań i substancji majątkowej (pomieszczeń, maszyn, urządzeń, technologii niezbędnej do wykonania pracy), stanowi pozorny outsourcing pracowniczy. Sąd podkreślił, że podstawową cechą odróżniającą prawdziwy outsourcing od pracy tymczasowej jest brak bezpośredniego i stałego podporządkowania – prawnego i faktycznego – osób wykonujących pracę względem podmiotu, u którego ta praca jest wykonywana.

Innymi słowy: jeśli chcesz świadczyć usługi outsourcingu, musisz faktycznie prowadzić przedsiębiorstwo usługowe – wyposażyć swój personel w narzędzia, materiały, technologię potrzebną do wykonania zadania, i to Twoja firma, nie klient, decyduje, jak ta praca jest organizowana. Jeśli jedyne, co “dostarczasz”, to ludzie podlegający operacyjnie klientowi – to z prawnego punktu widzenia świadczysz pracę tymczasową, niezależnie od tytułu umowy.

Przykład z praktyki kontrolnej PIP

Okręgowy Inspektorat Pracy w Olsztynie opisuje konkretny przypadek, który dobrze ilustruje ten mechanizm. Po wypadku przy pracy inspektor objął kontrolą prawidłowość świadczenia usług outsourcingu przez podmiot kontrolowany. Sprawdzono dane w Krajowym Rejestrze Agencji Zatrudnienia – podmiot świadczący usługę “udostępniania osób” nie figurował w rejestrze. Jednocześnie ustalono, że osoby skierowane pozostawały pod nadzorem i kierownictwem podmiotu korzystającego z ich pracy oraz wykonywały czynności razem z jego własnymi pracownikami – czyli usługa nosiła wszystkie cechy pracy tymczasowej.

Wniosek inspektora pracy: świadczono pracę tymczasową bez wymaganego wpisu do rejestru agencji zatrudnienia – czyn z art. 121 ust. 1 pkt 2 ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy, karany grzywną od 3 000 do 100 000 zł, skierowany wobec osoby reprezentującej podmiot.

Ten przykład pokazuje też, że ryzyko aktywuje się często nie podczas planowanej kontroli prawnej, lecz w reakcji na zdarzenie – w tym wypadku wypadek przy pracy. Wtedy inspektor bada całość relacji, nie tylko bezpośrednią przyczynę zdarzenia.

Konsekwencje uznania outsourcingu za pozorny

Gdy organ kontrolny lub sąd ustali, że doszło do pozornego outsourcingu, konsekwencje rozkładają się na kilka obszarów.

Po stronie prawa pracy: sąd może uznać, że doszło do obejścia przepisów prawa pracy, co skutkuje koniecznością przywrócenia pracowników do pierwotnych warunków zatrudnienia oraz wyrównania należnych im świadczeń.

Po stronie ubezpieczeń społecznych: jeśli ustalone zostanie, że stosunek pracy wiązał pracownika nie z formalnym “outsourcerem”, a z podmiotem korzystającym (insourcerem), to insourcer staje się zobowiązany do opłacenia składek ZUS za cały okres, w którym relacja była faktycznie stosunkiem pracy – niezależnie od tego, jak była nazwana w umowie. To nie jest odpowiedzialność solidarna obok outsourcera; to ustalenie, kto był rzeczywistym, jedynym płatnikiem składek od początku.

Po stronie podatkowej: powstaje brak możliwości odliczenia VAT od faktur dokumentujących usługi outsourcingu, które w rzeczywistości pozorne. Jeśli dodatkowo doszło do umyślnego wprowadzenia nieprawdziwych danych w deklaracjach podatkowych w celu nielegalnej optymalizacji, pojawia się odpowiedzialność karno-skarbowa – i to dotyczy nie tylko spółki, ale osób decyzyjnych: właścicieli, wspólników, członków zarządu, a także kierowników i menedżerów uczestniczących w zawieraniu takich umów. Sąd Okręgowy w Sieradzu w jednym z precedensowych wyroków potwierdził odpowiedzialność osoby zarządzającej za stosowanie takiej konstrukcji, wskazując, że mogła ona postąpić zgodnie z prawem, ale tego nie uczyniła.

Przy zatrudnieniu cudzoziemców: jeśli outsourcing okaże się wadliwy, a wśród pracowników są cudzoziemcy wymagający zezwolenia na pracę, może to dodatkowo wpłynąć na legalność ich dalszego pobytu w Polsce – temat, który łączy się z przepisami ustawy z 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom.

Co zmieniły przepisy obowiązujące od 1 czerwca 2025 r.

Nowe przepisy wprost zaadresowały problem outsourcingu pracowniczego podszywającego się pod agencje zatrudnienia. Zgodnie z aktualnym stanem prawnym, zgodne z prawem dostarczenie pracowników firmie jest możliwe wyłącznie za pośrednictwem zarejestrowanej agencji zatrudnienia, wpisanej do KRAZ – z zastosowaniem ustawy o zatrudnianiu pracowników tymczasowych. Outsourcing pracowniczy bez takiego wpisu jest niedozwoloną formą działalności i stanowi jedną z podstaw do orzeczenia zakazu wykonywania działalności objętej wpisem do rejestru agencji zatrudnienia, na podstawie art. 317 ust. 1 ustawy o rynku pracy i służbach zatrudnienia.

Jak rozpoznać ryzyko we własnej działalności lub współpracy z partnerem

1. Czy faktycznie przejęto zadania i majątek? Sprawdź, czy podmiot świadczący usługę dysponuje własnymi pomieszczeniami, maszynami, technologią potrzebną do wykonania zadania, czy tylko “podstawia” ludzi do pracy w infrastrukturze klienta.
2. Kto wydaje polecenia na bieżąco? Jeśli zespół klienta, a nie usługodawca, codziennie zarządza pracownikami, ustala grafiki i ocenia wykonanie zadań w sposób typowy dla klasycznego podporządkowania — to sygnał przesunięcia faktycznej roli pracodawcy.
3. Czy umowa określa mierzalny rezultat, czy tylko liczbę osób? Prawidłowy outsourcing rozliczany jest z efektu (KPI, SLA), nie z samej dyspozycyjności określonej liczby osób.
4. Czy podmiot świadczący usługę ma wpis do KRAZ? Jeśli nie, a jednocześnie usługa nosi cechy pracy tymczasowej (podporządkowanie kierownicze klientowi, wspólne wykonywanie zadań z jego pracownikami) — to z dużą pewnością problem prawny już istnieje, niezależnie od nazwy umowy.
5. Czy nie jest to próba “resetowania” limitu 18 miesięcy? Przejście z pracy tymczasowej na umowę nazwaną “outsourcingiem”, przy zachowaniu tego samego faktycznego podporządkowania, jest praktyką wskazywaną przez PIP jako próba obejścia przepisów o pracy tymczasowej.

Dlaczego ten temat jest inny niż ryzyko w pracy tymczasowej

Warto jasno odróżnić ten temat od pytania, czy podobne ryzyko istnieje w prawidłowo prowadzonej, zarejestrowanej agencji pracy tymczasowej. Tam pracownik z definicji ustawowej podlega agencji jako formalnemu pracodawcy, a podporządkowanie kierownicze pracodawcy użytkownikowi jest legalnym elementem konstrukcji, nie sygnałem pozorności. Mechanizm opisany w tym artykule dotyczy wyłącznie sytuacji, w której relacja nazwana jest “outsourcingiem” (albo inną umową cywilnoprawną), a nie pracą tymczasową świadczoną przez podmiot z wpisem do KRAZ. Pełne wyjaśnienie tego rozróżnienia znajduje się w naszym odrębnym artykule poświęconym pracy tymczasowej.