Limit 18 miesięcy pracy tymczasowej – co pracodawca musi wiedzieć?

Limit 18 miesięcy pracy tymczasowej to zasada wynikająca z art. 20 ustawy o zatrudnianiu pracowników tymczasowych i oznacza, że dany pracownik może wykonywać pracę tymczasową na rzecz jednego pracodawcy użytkownika maksymalnie przez 18 miesięcy w każdym ruchomym oknie 36 kolejnych miesięcy. Dla pracodawcy kluczowe jest to, że limit dotyczy konkretnej relacji pracownik–pracodawca użytkownik – nie jednej agencji. Zmiana agencji, zmiana umowy ani zmiana stanowiska nie zerują licznika. Nieznajomość tej zasady to jeden z najczęstszych powodów, dla których firmy trafiają na wokandę PIP.

Limit 18 miesięcy pracy tymczasowej – podstawa prawna (art. 20 ustawy)

Zasady pracy tymczasowej w Polsce reguluje ustawa z dnia 9 lipca 2003 r. o zatrudnianiu pracowników tymczasowych. Kluczowy w kontekście limitów jest art. 20, który wprowadza cztery równoległe ograniczenia – zarówno po stronie agencji, jak i pracodawcy użytkownika:

„Agencja pracy tymczasowej może skierować danego pracownika tymczasowego do wykonywania pracy tymczasowej na rzecz jednego pracodawcy użytkownika przez okres nieprzekraczający łącznie 18 miesięcy w okresie obejmującym 36 kolejnych miesięcy.”
— Art. 20 ust. 1 ustawy o zatrudnianiu pracowników tymczasowych

Ten sam limit obowiązuje pracodawcę użytkownika niezależnie od tego, przez jaką agencję pracownik jest kierowany (art. 20 ust. 3). Oznacza to, że nie można ominąć limitu, zamawiając pracownika z innej agencji – pracodawca użytkownik musi sam pilnować łącznego czasu pracy danej osoby na rzecz swojej firmy ze wszystkich agencji łącznie.

Jak liczyć 18 miesięcy pracy tymczasowej? Reguła 18/36 wyjaśniona

Zasada jest prosta w zapisie, ale wymagająca w praktycznym stosowaniu:

• Jeden konkretny pracownik może wykonywać pracę na rzecz jednego pracodawcy użytkownika przez maksymalnie 18 miesięcy w każdym ruchomym oknie 36 kolejnych miesięcy.
• Nie chodzi o 18 miesięcy od daty pierwszego zatrudnienia – okno 36 miesięcy „przesuwa się” razem z upływem czasu, a limit jest obliczany wstecz od bieżącej daty.
• Praca nie musi być ciągła – zliczane są wszystkie okresy łącznie, nawet z przerwami i przejściami między agencjami.

Szczegółowe omówienie tego, jak długo może trwać praca tymczasowa i jak prawidłowo liczyć okresy zatrudnienia, znajdziesz w artykule: Ile może trwać praca tymczasowa? Jak długo można zatrudnić pracownika przez agencję.

Przykład praktyczny

Pracownik A pracował u pracodawcy X w następujących okresach:

• styczeń 2023 – czerwiec 2023 (6 miesięcy)
• wrzesień 2023 – luty 2024 (6 miesięcy)
• maj 2024 – październik 2024 (6 miesięcy)

Łącznie: 18 miesięcy w ciągu 36 kolejnych miesięcy (styczeń 2023 – grudzień 2025). Limit wyczerpany. Dalsze kierowanie tego pracownika do tego pracodawcy użytkownika jest niedopuszczalne.

Praca tymczasowa na zleceniu – czy limit 18 miesięcy też obowiązuje?

Limit 18/36 obejmuje zarówno umowy o pracę, jak i umowy zlecenia oraz inne umowy cywilnoprawne. Zgodnie z art. 20 ust. 2 i 4 ustawy:

• Agencja może skierować daną osobę na podstawie umowy o pracę i umowy cywilnej do jednego pracodawcy użytkownika łącznie przez nie więcej niż 18 miesięcy w oknie 36 miesięcy.
• Te okresy sumują się – np. 10 miesięcy na zleceniu + 8 miesięcy na umowie o pracę = limit wyczerpany.

Czy można ominąć limit 18 miesięcy pracy tymczasowej?

Na przestrzeni lat próbowano różnych sposobów obejścia limitu. Orzecznictwo i praktyka PIP jednoznacznie wskazują, że żaden z poniższych zabiegów nie zeruje licznika:

• Zmiana agencji pracy tymczasowej – limit liczy się względem pracodawcy użytkownika, nie agencji.
• Zmiana rodzaju umowy (np. z umowy o pracę na zlecenie) – okresy się sumują.
• Zmiana stanowiska lub zakresu obowiązków – jeśli praca jest wykonywana na rzecz tego samego pracodawcy użytkownika, limit biegnie.
• Zatrudnienie u spółki-córki lub powiązanej – jeśli faktycznym pracodawcą użytkownikiem jest ten sam podmiot, limit nadal obowiązuje.
• Pozorny outsourcing – część firm próbuje omijać limity pracy tymczasowej, formalnie nazywając współpracę outsourcingiem, podczas gdy faktycznie pracownicy są kierowani i nadzorowani jak przy pracy tymczasowej. Od 1 czerwca 2025 r. takie działanie jest wprost uznawane za nielegalne.

Różnicę między legalną pracą tymczasową, a outsourcingiem procesowym, a także ryzyka związane z nieprawidłowym outsourcingiem, omawiamy szczegółowo w artykułach:

• Pracownicy tymczasowi a outsourcing pracowniczy
• Ograniczenia dla nieprawidłowego outsourcingu od 1 czerwca 2025 – koniec omijania prawa?

Kiedy limit pracy tymczasowej nie obowiązuje? Zastępstwo pracownika

Ustawa przewiduje jeden istotny wyjątek od reguły 18/36. Jeśli pracownik tymczasowy jest kierowany do wykonywania zadań należących do obowiązków nieobecnego pracownika pracodawcy użytkownika (np. przebywającego na urlopie macierzyńskim, wychowawczym, długotrwałym zwolnieniu lekarskim), wówczas:

• Agencja może skierować pracownika tymczasowego na okres do 36 miesięcy w sposób ciągły (art. 20 ust. 5 ustawy).
• Po upływie tego okresu ten sam pracownik może wrócić do tego pracodawcy użytkownika nie wcześniej niż po 36 miesiącach (art. 20 ust. 6).

Warunek kluczowy: musi to być realne zastępstwo – konkretna nieobecna osoba, konkretne zadania do wykonania. Wyjątek nie może być stosowany jako furtka do bezterminowego zatrudnienia tymczasowego.

Jak prawidłowo liczyć 18 miesięcy pracy tymczasowej krok po kroku?

Oto krok po kroku:

1. Ustal datę pierwszego skierowania pracownika do danego pracodawcy użytkownika.
2. Zlicz wszystkie okresy zatrudnienia (z umów, nie faktyczne dni pracy) na rzecz tego pracodawcy użytkownika w ciągu ostatnich 36 miesięcy.
3. Zsumuj okresy ze wszystkich agencji i wszystkich typów umów.
4. Sprawdź, czy suma przekracza 18 miesięcy w ruchomym oknie 36-miesięcznym.

Ważne: liczy się okres wynikający z umowy, nie faktyczne dni pracy

Jeśli umowa opiewa na 3 miesiące, a pracownik faktycznie przepracował 2 (np. przez tydzień chorował), do limitu wlicza się 3 miesiące – bo taki jest okres zatrudnienia wynikający z umowy, nie z ewidencji czasu pracy.

Praca tymczasowa w produkcji – jak zarządzać limitem 18 miesięcy?

W zakładach produkcyjnych praca tymczasowa często stanowi stały element strategii kadrowej. W takich przypadkach limit 18/36 należy planować z odpowiednim wyprzedzeniem – najlepiej ustawiając alert już w 14. miesiącu skierowania, żeby mieć czas na decyzję: zatrudnienie bezpośrednie, wymiana pracownika lub zakończenie współpracy.

O tym, jak praca tymczasowa może wspierać produkcję przy jednoczesnym zachowaniu zgodności z przepisami, przeczytasz w artykule: Jak praca tymczasowa może wesprzeć produkcję Twojej firmy?

Przepisy od 2025 – co zmieniło się w pracy tymczasowej?

Od 1 czerwca 2025 r. weszły w życie przepisy, które wpłynęły na rynek pracy tymczasowej. Kluczowe zmiany:

• Pozorny outsourcing pracowniczy jest nielegalny. Jeśli firma faktycznie kieruje pracownikami jak przy pracy tymczasowej (wyznacza zadania, nadzoruje pracę), ale formalnie nazywa to outsourcingiem – takie działanie podlega kontroli PIP i surowym sankcjom.
• Praca tymczasowa (APT) pozostaje legalna – bez zmian w zakresie limitów 18/36, ale przy pełnym przestrzeganiu wszystkich wymogów ustawowych.
• Obowiązek równego wynagrodzenia – pracownik tymczasowy musi otrzymywać wynagrodzenie nie niższe niż pracownik zatrudniony bezpośrednio przez pracodawcę użytkownika na tym samym stanowisku.
• Zakaz kierowania do prac szczególnie niebezpiecznych – pracownik tymczasowy nie może być kierowany do prac sklasyfikowanych jako szczególnie niebezpieczne w rozporządzeniu wykonawczym.

Jeśli zatrudniasz pracowników z zagranicy przez agencję, warto zapoznać się z artykułem: Zmiany w zatrudnianiu cudzoziemców w 2026 roku – jak przygotować firmę i zapewnić pracowników zza granicy z KOLINS. Przepisy z zakresu pracy tymczasowej i legalizacji zatrudnienia cudzoziemców ściśle się przenikają, a ich łączne naruszenie zwielokrotnia ryzyko kontroli.

Obowiązki agencji pracy tymczasowej wobec pracodawcy użytkownika

Przed skierowaniem pracownika do pracodawcy użytkownika agencja pracy tymczasowej powinna:

• Odebrać od pracownika dokumenty potwierdzające okresy pracy tymczasowej u danego pracodawcy użytkownika z ostatnich 36 miesięcy (świadectwa pracy, zaświadczenia, oświadczenia).
• Prowadzić ewidencję kierowań pracowników do poszczególnych pracodawców użytkowników.
• Poinformować pracodawcę użytkownika o dotychczasowych okresach skierowania.

Za dopilnowanie limitu odpowiadają zarówno agencja, jak i pracodawca użytkownik. Nieznajomość przepisów przez jedną ze stron nie zwalnia drugiej z odpowiedzialności.

Co grozi za przekroczenie limitu 18 miesięcy pracy tymczasowej?

Przekroczenie limitu 18/36 to naruszenie przepisów ustawy. Konsekwencje mogą być dotkliwe:

• Kontrola Państwowej Inspekcji Pracy – od 2025 r. prowadzona z większą intensywnością, szczególnie w branżach produkcyjnej i logistycznej.
• Mandat lub grzywna – za naruszenie przepisów ustawy inspektor pracy może nałożyć karę grzywny.
• Przekwalifikowanie stosunku pracy – sąd pracy może uznać, że po przekroczeniu limitu doszło do nawiązania stosunku pracy bezpośrednio między pracownikiem a pracodawcą użytkownikiem. To oznacza konieczność wypłaty zaległych świadczeń i odprowadzenia składek.
• Ryzyko reputacyjne – istotne dla firm objętych audytami partnerów biznesowych lub certyfikacjami etycznego łańcucha dostaw.

Jak pracodawca powinien monitorować limit pracy tymczasowej?

Kilka zasad, które warto wdrożyć w firmie:

• Prowadź własną ewidencję skierowań pracowników tymczasowych – nie polegaj wyłącznie na danych agencji.
• Przy podpisywaniu umowy z agencją wymagaj pisemnego potwierdzenia, ile miesięcy dany pracownik już przepracował u Ciebie w ciągu ostatnich 36 miesięcy.
• Ustaw alert w systemie HR na 14. i 16. miesiącu skierowania – to czas na podjęcie decyzji: zatrudnienie bezpośrednie, wymiana lub zakończenie współpracy.
• Przy zastępstwie nieobecnego pracownika – dokładnie opisuj w umowie z agencją, kogo zastępuje pracownik tymczasowy. To klucz do skorzystania z wyjątku 36-miesięcznego.
• Nie zmieniaj agencji tylko po to, żeby „zresetować” limit – to nie działa i naraża obie strony na odpowiedzialność.
• Przy pracownikach z zagranicy – sprawdź łącznie i limit 18/36, i aktualność dokumentów legalizacyjnych. Oba obszary mogą być kontrolowane jednocześnie przez PIP.

Limit pracy tymczasowej – najważniejsze zasady dla pracodawcy

Limit pracy tymczasowej – najważniejsze zasady dla pracodawcy