Pracownik tymczasowy jest zatrudniony przez agencję, ale pracuje na hali pracodawcy użytkownika i według jego grafiku. Dlatego pytania o czas pracy pojawiają się najczęściej: kto układa grafik, kto zleca nadgodziny, kto liczy godziny i kto płaci dodatki. Ten artykuł porządkuje podział ról i pokazuje, gdzie firmy najczęściej się mylą.
W skrócie: Przy pracy tymczasowej ewidencję czasu pracy pracownika tymczasowego prowadzi pracodawca użytkownik, w zakresie i na zasadach obowiązujących wobec jego własnych pracowników (art. 14 ust. 2 pkt 2 ustawy o zatrudnianiu pracowników tymczasowych). Pracownika zatrudnia i wynagradza agencja, więc to ona nalicza pensję, w tym dodatki za nadgodziny. Normy czasu pracy, limity nadgodzin oraz zasady odpoczynku wynikają z Kodeksu pracy i obowiązują także pracowników tymczasowych. Ustawa wymaga też, aby agencja i pracodawca użytkownik uzgodnili na piśmie, jakie informacje o przebiegu pracy wpływające na wynagrodzenie będą przekazywane i w jaki sposób. W praktyce o tym, czy podział działa, decyduje jedno: czy dane o godzinach trafiają do agencji kompletne i na czas.
Spis treści
Kto za co odpowiada przy czasie pracy pracownika tymczasowego?
Pracownik tymczasowy jest zatrudniony przez agencję, a pracuje pod kierownictwem pracodawcy użytkownika. Jeśli chcesz poznać szerszy podział ról, zobacz artykuł Czy pracownik tymczasowy podlega Twojej firmie czy agencji? oraz Ustawa o zatrudnianiu pracowników tymczasowych – praktyczny przewodnik dla firm.
| Obszar | Pracodawca użytkownik | Agencja pracy tymczasowej |
|---|---|---|
| Grafik i organizacja pracy | Wykonuje obowiązki pracodawcy w zakresie niezbędnym do zorganizowania pracy (art. 14 ust. 1), więc w praktyce układa grafik i kieruje pracą na stanowisku | Wskazuje w umowie o pracę wymiar czasu pracy; wymiar czasu pracy jest też uzgadniany z pracodawcą użytkownikiem na piśmie przed zawarciem umowy |
| Ewidencja czasu pracy | Prowadzi ją dla pracownika tymczasowego na zasadach obowiązujących u siebie (art. 14 ust. 2 pkt 2) | Korzysta z danych z ewidencji do rozliczenia |
| Zlecanie nadgodzin | W praktyce wydaje polecenia i widzi bieżące potrzeby produkcji | Jako pracodawca odpowiada za prawidłowe wynagrodzenie i dodatki |
| Wynagrodzenie za nadgodziny | Przekazuje agencji dane o przebiegu pracy wpływające na wynagrodzenie, w uzgodnionym zakresie i trybie | Nalicza i wypłaca wynagrodzenie wraz z dodatkami |
| Odpoczynek i limity | Pilnuje ich w grafiku, bo to on go układa | Odpowiada jako pracodawca, więc powinna reagować na sygnały o przekroczeniach |
Jakie normy czasu pracy obowiązują pracownika tymczasowego?
Pracownika tymczasowego obowiązują ogólne zasady Kodeksu pracy. Co do zasady czas pracy nie może przekraczać 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym. Czas pracy łącznie z godzinami nadliczbowymi nie może przekraczać przeciętnie 48 godzin w tygodniu w przyjętym okresie rozliczeniowym.
Ponieważ pracownik tymczasowy pracuje u pracodawcy użytkownika, praktyczny kształt grafiku, systemu i okresu rozliczeniowego zależy od organizacji pracy w jego zakładzie, przy zachowaniu zasad z umowy o pracę zawartej z agencją. Warto to sprawdzić przed startem współpracy, a nie po pierwszym rozliczeniu.
Jak działają nadgodziny pracownika tymczasowego?
Praca w godzinach nadliczbowych to praca wykonywana ponad obowiązujące pracownika normy czasu pracy. Kodeks pracy dopuszcza ją w razie akcji ratowniczej lub szczególnych potrzeb pracodawcy, więc nie powinna być stałym sposobem organizowania pracy. Wypłata dodatków i limity są takie same, jak dla innych pracowników:
- za nadgodziny przysługuje normalne wynagrodzenie oraz dodatek, który wynosi 100% m.in. za pracę w porze nocnej, w niedziele i święta niebędące dla pracownika dniami pracy oraz w dniu wolnym udzielonym w zamian za pracę w niedzielę lub święto, a 50% w pozostałych dniach,
- zamiast dodatku można udzielić czasu wolnego: na wniosek pracownika w tym samym wymiarze, a z inicjatywy pracodawcy w wymiarze o połowę wyższym, bez obniżania wynagrodzenia,
- limit nadgodzin to 150 godzin w roku kalendarzowym, o ile układ zbiorowy, regulamin lub umowa o pracę nie ustalają innego limitu zgodnie z Kodeksem pracy.
Nadgodziny najczęściej pojawiają się w szczycie sezonowym, dlatego warto zaplanować obsadę z wyprzedzeniem. Pomaga w tym artykuł Praca tymczasowa w logistyce – jak przygotować się na szczyt sezonowy Q4.
Ponieważ polecenie nadgodzin wydaje w praktyce pracodawca użytkownik, a rozliczenie należy do agencji, najczęstszy problem to brak informacji. Jeśli agencja nie wie, że pracownik pracował dłużej, nie naliczy dodatku, a pracownik może po miesiącu zgłosić zaległość.
KOLINS – agencja pracy tymczasowej działająca w całej Polsce
KOLINS to agencja pracy tymczasowej, która od 2020 roku pomaga firmom produkcyjnym, logistycznym i spożywczym w całej Polsce obsadzać stanowiska – od rekrutacji, przez legalizację zatrudnienia, po bieżącą opiekę nad pracownikami.
Jeśli szukasz partnera, który weźmie na siebie formalności i będzie dostępny, gdy potrzebujesz odpowiedzi, porozmawiajmy o Waszych potrzebach kadrowych.
- Obsługa firm z różnych branż, od produkcji po logistykę.
- Rekrutacja i legalizacja zatrudnienia pracowników z Polski i zagranicy.
- Koordynator dostępny od pierwszego dnia współpracy.
Czy pracownik tymczasowy może pełnić dyżur?
Dyżur to pozostawanie w gotowości do wykonywania pracy poza normalnymi godzinami pracy, w zakładzie pracy lub w innym wyznaczonym miejscu (art. 151(5) Kodeksu pracy). Sam dyżur nie jest czasem pracy, ale jeśli w jego trakcie pracownik faktycznie wykonuje pracę, ten czas jest czasem pracy. Dyżur nie może naruszać prawa pracownika do odpoczynku dobowego i tygodniowego. Za dyżur pełniony w zakładzie pracy pracownikowi przysługuje rekompensata, co do zasady w postaci czasu wolnego. Ponieważ dyżur zaburza zwykły rytm pracy, warto, aby sposób wyznaczania dyżurów i ich rozliczania był uzgodniony między agencją a pracodawcą użytkownikiem jeszcze przed rozpoczęciem pracy, a pracownik znał te zasady.
Jakie przerwy i odpoczynek przysługują pracownikowi tymczasowemu?
Pracownik tymczasowy ma takie same prawa do odpoczynku, jak inni pracownicy. Obowiązują m.in.:
- co najmniej 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku dobowego w każdej dobie pracowniczej,
- co najmniej 35 godzin nieprzerwanego odpoczynku tygodniowego, obejmującego co do zasady niedzielę,
- przerwa w pracy wliczana do czasu pracy, jeśli dobowy wymiar czasu pracy wynosi co najmniej 6 godzin.
Najczęstszy problem to sytuacja, w której pracownik kończy późną zmianę, a następnego dnia rano rozpoczyna kolejną. Takie rozkłady czasu pracy trzeba kontrolować w grafiku, zanim się zaczną. Zmęczenie po zbyt krótkim odpoczynku zwiększa ryzyko wypadku, o którym piszemy w artykule Wypadek przy pracy pracownika tymczasowego – kto zgłasza i kto odpowiada?. Za szkolenia odpowiada pracodawca użytkownik, co opisujemy w tekście Szkolenie BHP dla pracowników tymczasowych.
Kto pilnuje ewidencji czasu pracy – najczęstsze nieporozumienia
Ewidencję prowadzi pracodawca użytkownik, ale zasada odpowiedzialności jest szersza niż samo „przepisanie godzin”. Dobrze działający proces obejmuje:
- codzienne lub cotygodniowe zapisy godzin pracy na stanowisku, najlepiej z podpisem lub potwierdzeniem pracownika,
- uwzględnianie nadgodzin i nieobecności (urlop, zwolnienie lekarskie, niewykorzystane godziny) w tej samej ewidencji,
- przekazanie danych agencji w ustalonym terminie, przed zamknięciem miesięcznego rozliczenia,
- wzajemne uzgadnianie rozbieżności, np. gdy pracownik twierdzi, że pracował dłużej, niż zapisano.
Najczęstsze błędy w czasie pracy pracowników tymczasowych
Założenie, że ewidencję prowadzi agencja. Ustawa przypisuje to pracodawcy użytkownikowi. Agencja bez danych z jego ewidencji nie jest w stanie poprawnie rozliczyć pracownika.
Przekazywanie godzin „na ostatnią chwilę”. Dane przekazane po zamknięciu rozliczenia oznaczają korektę, opóźnienie wypłaty albo spór z pracownikiem.
Nadgodziny zlecane „po cichu”. Polecenie ustne bez śladu w ewidencji kończy się brakiem dodatku i sporem. Każda nadgodzina powinna być zapisana.
Grafik ułożony bez uwzględnienia odpoczynku. Rozkład z krótką przerwą między zmianami narusza prawo pracownika do odpoczynku, niezależnie od tego, kto formalnie go zatrudnia.
Brak informacji o zmianach grafiku. Agencja powinna wiedzieć o zmianach systemu czasu pracy u pracodawcy użytkownika, bo to ona odpowiada za rozliczenie.
Różne zasady dla pracowników własnych i tymczasowych. Ewidencja pracownika tymczasowego ma się opierać na tych samych zasadach, które obowiązują u pracodawcy użytkownika w stosunku do jego pracowników.
Czas pracy pracownika tymczasowego – najczęstsze pytania
Prowadzi ją pracodawca użytkownik, w zakresie i na zasadach obowiązujących wobec jego własnych pracowników. Dane z ewidencji są podstawą rozliczenia wynagrodzenia przez agencję.
Wynagrodzenie, w tym dodatki za nadgodziny, nalicza i wypłaca agencja jako pracodawca. Rozliczenie kosztów między agencją a pracodawcą użytkownikiem wynika z umowy o współpracy.
Tak. Obowiązują te same zasady i limity, co przy innych pracownikach, w tym zasady wynagrodzenia i prawo do odpoczynku.
Sam dyżur nie jest czasem pracy, o ile pracownik nie wykonuje w jego trakcie pracy. Czas faktycznej pracy w trakcie dyżuru jest już czasem pracy, a dyżur nie może naruszać prawa do odpoczynku.
Najlepiej zestawić ewidencję z listą płac w tym samym dniu, w którym pojawił się problem, i uzgodnić korektę między pracodawcą użytkownikiem a agencją. Warto też ustalić w umowie o współpracy termin na zgłaszanie takich rozbieżności.
