Projekt UD396 może zmienić zasady współpracy firm z agencjami pracy tymczasowej, zwłaszcza tam, gdzie zatrudniani są cudzoziemcy lub wykorzystywany jest outsourcing. Na dzień 13 sierpnia 2026 r. to nadal projekt w toku prac legislacyjnych, a nie obowiązujące prawo – jego treść może się jeszcze zmienić.
Projekt UD396 – najważniejsze informacje
- Status: projekt nowelizacji, który nie wszedł jeszcze w życie.
- Zakres: zmiana ustawy z 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium RP.
- Obszary zmian: pozorny outsourcing, limity godzin na umowach cywilnoprawnych, dokumenty pobytowe, e-umowy oraz sankcje.
- Znaczenie dla firm: większa potrzeba weryfikacji modelu współpracy, aktualnych warunków pracy i komunikacji z APT.
- Plan prac: w materiale dotyczącym projektu wskazano planowane przyjęcie przez Radę Ministrów w III kwartale 2026 r.
Spis treści
Dlaczego projekt dotyczy klientów APT?
W pracy tymczasowej pracownik jest zatrudniony przez agencję, ale wykonuje pracę na rzecz firmy korzystającej z jego pracy – pracodawcy użytkownika. To właśnie w zakładzie ustalane są zadania, stanowiska, zmiany, harmonogramy oraz bieżące potrzeby kadrowe.
Dlatego zmiany w przepisach o zatrudnianiu cudzoziemców mogą wpłynąć nie tylko na agencje. Mogą również zmienić sposób, w jaki firmy organizują współpracę z APT, przekazują informacje o zapotrzebowaniu i dokumentują rzeczywiste warunki wykonywania pracy.
Czy projekt UD396 już obowiązuje?
Nie. Projekt UD396 został opublikowany jako projekt nowelizacji ustawy o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom. Na dzień publikacji tego artykułu nie jest on obowiązującym prawem.
Nie należy więc stosować projektowanych obowiązków tak, jakby już weszły w życie. Warto jednak wykorzystać ten czas na uporządkowanie umów, przepływu informacji i zasad współpracy z agencją.
Pozorny outsourcing: możliwa odpowiedzialność także po stronie odbiorcy usługi
Jedna z najważniejszych zmian proponowanych w UD396 dotyczy pozornego outsourcingu. Projekt zakłada, że sankcją od 6 000 zł do 50 000 zł mógłby zostać objęty nie tylko podmiot świadczący usługę, lecz również firma korzystająca z niej jako odbiorca.
To istotna zmiana dla firm, które korzystają z zewnętrznego personelu, ale nie zawsze mają pewność, czy wybrany model jest rzeczywiście outsourcingiem procesowym, czy w praktyce polega na udostępnianiu ludzi do pracy.
Praca tymczasowa, a outsourcing procesowy
Nie każda współpraca z zewnętrznym zespołem jest outsourcingiem. Warto odróżnić dwa modele:
| Praca tymczasowa | Outsourcing procesowy |
|---|---|
| Pracownik jest zatrudniony przez agencję pracy tymczasowej. | Pracownicy są zatrudnieni przez dostawcę usługi. |
| Pracownik wykonuje pracę pod kierownictwem pracodawcy użytkownika. | Dostawca sam organizuje, nadzoruje i zarządza realizacją procesu. |
| Firma korzystająca z APT ustala zadania oraz organizację pracy na swoim terenie. | Dostawca przejmuje konkretny proces lub wyodrębniony obszar działania. |
| Model służy uzupełnianiu zespołów i obsad zmian. | Model służy realizacji usługi lub osiągnięciu określonego rezultatu. |
Ryzyko pozornego outsourcingu pojawia się wtedy, gdy umowa jest nazwana outsourcingiem, lecz w praktyce pracownicy funkcjonują jak zwykła załoga firmy korzystającej z usługi: otrzymują polecenia od jej kierowników, pracują według jej grafików i wykonują te same zadania co jej pracownicy.
Projekt UD396 nie przesądza automatycznie, że każdy taki przypadek będzie oceniony identycznie. Ocena zależy od stanu faktycznego. Właśnie dlatego warto zadbać, aby nazwa umowy, jej treść i codzienna organizacja pracy były spójne.
Co sprawdzić w modelu współpracy?
Jeżeli firma korzysta z pracowników pod swoim bieżącym kierownictwem, przejrzystym rozwiązaniem jest model pracy tymczasowej realizowany przez legalnie działającą APT.
Warto sprawdzić:
- kto wydaje pracownikom codzienne polecenia;
- kto ustala grafiki oraz organizuje pracę;
- kto prowadzi bieżący nadzór;
- czy przedmiotem umowy jest udostępnienie personelu, czy wykonanie konkretnej usługi;
- czy faktury dotyczą roboczogodzin, czy rezultatu lub zakresu procesu;
- czy dokumenty odpowiadają faktycznej organizacji pracy.
Limity godzin na umowach cywilnoprawnych
Projekt przewiduje wprowadzenie limitów miesięcznej liczby godzin dla cudzoziemców wykonujących pracę na podstawie umów cywilnoprawnych: od 40 do 184 godzin.
Jeżeli przepis zostałby przyjęty w obecnym brzmieniu, firmy korzystające z takich modeli musiałyby jeszcze dokładniej planować zapotrzebowanie i ewidencję czasu pracy.
Szczególne znaczenie mogłoby to mieć w branżach, w których liczba godzin szybko się zmienia:
- produkcji;
- magazynowaniu i logistyce;
- handlu;
- usługach;
- pracach sezonowych;
- krótkich projektach o nieregularnym zapotrzebowaniu.
Zmiany wymiaru godzin a dokumentacja
Projekt ma także zlikwidować zwolnienie z obowiązku złożenia nowego oświadczenia w razie zmiany liczby godzin wskazanych na umowie cywilnoprawnej.
Dla firmy współpracującej z APT oznaczałoby to konieczność jeszcze szybszego przekazywania agencji informacji o zmianach operacyjnych. Dotyczy to w szczególności:
- zmniejszenia liczby zmian;
- czasowego spadku produkcji;
- skrócenia czasu pracy;
- zmiany liczby potrzebnych osób;
- zakończenia lub przedłużenia projektu.
Nie chodzi o to, aby firma samodzielnie prowadziła dokumentację legalizacyjną pracowników. Chodzi o terminowe przekazanie agencji danych, które mogą mieć znaczenie dla jej obowiązków formalnych.
Kary za nielegalne powierzenie pracy mogą się sumować
Projekt UD396 ma doprecyzować, że sankcje za nielegalne powierzenie pracy odnoszą się do każdego cudzoziemca osobno. W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości wobec wielu osób wysokość kary mogłaby więc rosnąć wraz z liczbą pracowników.
To ważne zwłaszcza dla firm, które korzystają z większych zespołów. Nawet błąd powstały na poziomie organizacyjnym – jeśli zostanie powielony wobec wielu osób – może mieć poważne skutki.
Najlepszym zabezpieczeniem jest bieżąca współpraca z APT: aktualne dane dotyczące stanowisk, grafiku, liczby godzin i czasu trwania projektu.
Wizy wydane przez inne państwa Schengen
Projekt przewiduje również ograniczenie możliwości powierzania pracy w Polsce cudzoziemcom przebywającym na podstawie wiz wydanych przez inne państwa strefy Schengen. Zgodnie z materiałem dotyczącym UD396 większe znaczenie miałaby karta pobytu wydana przez inne państwo Schengen, a nie sama wiza.
Jeśli ta zmiana zostałaby uchwalona, mogłaby wpłynąć na:
- pulę dostępnych kandydatów;
- czas potrzebny do rozpoczęcia pracy;
- planowanie rekrutacji międzynarodowej;
- harmonogram uruchamiania nowych projektów.
Nie warto zakładać, że ważna wiza wydana w innym państwie UE sama w sobie będzie wystarczającą podstawą do pracy w Polsce. Każdą sytuację należy oceniać według aktualnie obowiązujących przepisów.
E-umowy: szybszy obieg, większa odpowiedzialność za dane
Projekt zakłada możliwość zawierania umów z cudzoziemcami przez system eUmowy. To może usprawnić procesy administracyjne, ograniczyć papierowy obieg dokumentów i przyspieszyć rozpoczęcie współpracy.
Jednocześnie cyfryzacja zwiększa znaczenie jakości danych. Informacje przekazywane przez firmę do APT powinny być aktualne i zgodne z rzeczywistością – szczególnie w zakresie:
- miejsca pracy;
- rodzaju wykonywanych zadań;
- planowanego okresu współpracy;
- systemu oraz wymiaru pracy;
- zmian w harmonogramie;
- zakończenia projektu.
Zmiany w przepisach nie powinny zaskakiwać Twojej firmy
KOLINS jako agencja pracy tymczasowej na bieżąco śledzi zmiany dotyczące pracy tymczasowej i zatrudniania cudzoziemców. Dzięki temu możemy odpowiednio reagować na nowe wymagania oraz legalnie kierować pracowników tymczasowych do firm.
Jeśli chcesz stabilnie planować obsady i współpracować z partnerem, który rozumie specyfikę Twojego zakładu oraz zmieniające się otoczenie prawne, porozmawiaj z nami o pracy tymczasowej.
- Legalnie kierujemy pracowników tymczasowych do firm.
- Monitorujemy zmiany w przepisach dotyczących zatrudnienia.
- Pomagamy stabilnie planować obsady i reagować na potrzeby zakładu.
Projekt UD396 a współpraca z APT – najczęstsze pytania
Nie. Na dzień publikacji artykułu projekt UD396 jest nadal na etapie prac legislacyjnych. Jego treść może się jeszcze zmienić, dlatego nie należy traktować opisanych rozwiązań jako obowiązujących przepisów.
Projekt przewiduje możliwość objęcia sankcją również odbiorcy usługi w modelu uznanym za pozorny outsourcing. To propozycja legislacyjna, a nie obowiązująca obecnie norma prawna.
W pracy tymczasowej pracownik wykonuje pracę pod kierownictwem pracodawcy użytkownika. W outsourcingu procesowym dostawca sam organizuje pracę zespołu, nadzoruje realizację przejętego procesu i odpowiada za wykonanie usługi.
Projekt zakłada zmianę zasad dotyczących oświadczeń przy zmianie liczby godzin na umowie cywilnoprawnej. Jeśli rozwiązanie zostanie przyjęte, szczególnego znaczenia nabierze szybkie przekazywanie APT informacji o zmianach grafików i zapotrzebowania.
Nie. Proces zatrudnienia i legalizacji pracy prowadzi agencja jako pracodawca. Firma powinna jednak terminowo przekazywać APT informacje o rzeczywistych warunkach pracy oraz zmianach dotyczących projektu, stanowisk lub organizacji pracy.
Projekt nie nakłada jeszcze nowych obowiązków. Warto jednak sprawdzić, czy obecne umowy oraz codzienna organizacja współpracy są spójne i właściwie opisują stosowany model: pracę tymczasową albo outsourcing procesowy.
Dobrym krokiem jest uporządkowanie komunikacji z APT, rzetelne prowadzenie ewidencji czasu pracy, terminowe zgłaszanie zmian w zapotrzebowaniu oraz monitorowanie dalszych prac nad projektem UD396.
